Motivasjon og læring – her er fem triks for å fastsette nøkkeltallene

Det sies at Bino Catasús, professor i bedriftsøkonomi ved Stockholms Universitet, brenner for tall. Sannheten er snarere at han brenner for hvordan mennesker påvirkes, handler og drives av nøkkeltallene og KPI-ene som finnes.

Per Engwall er systemarkitekt og medgrunnlegger av Hypergene. I løpet av de siste 25 årene har en viktig del av hans arbeid med produktutvikling vært å tenke på hvordan vi kommer frem til de riktige nøkkeltallene for de riktige målene og delen av organisasjonen.  

Per Engwall og Bino Catasús deler innsikt om hvordan organisasjoner som ønsker å få et bedre grep om hvordan deres finansielle nøkkeltall, prognoser og virksomhetsstyring kan bidra til å nå målene på best mulig måte:  

1. Ikke bruk for mange nøkkeltall

Når ansatte eller ledere tvinges til å håndtere for mange nøkkeltall i virksomheten, oppstår tre store problemer, ifølge Bino Catasús: 

• Det bruker ressurser 
• Man ser ikke skogen for bare trær 
• Det er mulig å beskrive og ikke minst forklare «hva som helst» hvis det er for mye data. 

"Tall bør være begynnelsen på diskusjonen, ikke slutten. Det å jobbe med flere hundre nøkkeltall hver måned, kan utarte seg til en slags gloseprøve. Forskning viser at vi kan ha omtrent syv ting i hodet samtidig. Jeg tror det er en god tommelfingerregel for antall", sier Bino Catasús. 

"Fremfor alt handler det om å forstå hvilken reise man ønsker å foreta og hvilken del av organisasjonen det handler om. Når målbildet og funksjonen er satt, er det på tide med neste trinn: Å skape relevans og forståelighet", sier Per Engwall.  

2. La noen av nøkkeltallene være motiverende

"Kunsten er å balansere det som kan oppfattes som negativt, for eksempel verdier som ikke må bommes på eller overskrides, med det å også ha alle parameterne som fungerer som en gulrot. Samtidig kan det negative resultatet også være positivt hvis det fører til en endringsprosess. Ellers blir det bare en lampe som står og blinker rødt", sier Per Engwall. 

"Det er viktig at vi tør å vise problemene uten å bli en feilsøker. Mennesker ønsker å være stolte, føle at de gjør noe bra. Mitt råd er å ta tre ting som man er stolt av og tre som er utfordringer. Da kan virksomheten bevege seg fremover", sier Bino Catasús.

3. Prioriter tid til læring

Bino Catasús har observert at i mange organisasjoner ser det ikke ut til å være tid til læring. Da er risikoen at alle involverte har bestemt seg og kjører på, uten å reflektere. 

"For meg er læring kjernen i nøkkeltall. For å lære, må mennesker og organisasjoner akseptere at det er mangel på kunnskap eller akseptere at vi har tatt feil. Her kan nøkkeltallene fungere som en vekker". 

4. Se utover tallet

"Tall er ikke lokomotivet, det er hjelpemotoren. Tall gjør ingenting, det er menneskene som tar beslutningene og som påvirkes av beslutningene", sier Bino Catasús. 

Mengden data og informasjon som eksisterer i dag, risikerer å bli for mye. Kort sagt: Det er nesten alltid mulig å finne statistikk som støtter tesen din. 

"Prakteksempelet er de politiske debattene vi har sett det siste året. Her kastes tall frem og tilbake. Slik kan vi ikke drifte bedrifter og organisasjoner – det ville vært ødeleggende", sier Bino Catasús. 

"Det å se utover tallene handler om å ikke bare fokusere på for eksempel budsjettverdi. Man kan prøve å kvantifisere det meste, men det er få ting som slår det å ta en god prat med de ansatte som jobber tett på virksomheten. For å si det rett ut, det er ikke tallene i seg selv som skaper engasjementet for endringsprosessen, det gjør mennesker i samtale med andre mennesker. På den annen side trengs både samtaler og riktige data for å lykkes hele veien", sier Per Engwall. 

5. Unngå fart før retning

"Alle ser ut til å løpe fort på jobb. Men spørsmålet er om de løper i riktig retning. Min følelse er at det er for mye fart før retning, og det tror jeg er risikabelt. Det er et spørsmål om prioritering for ledere. Det å tørre å ta en pause, tørre å prioritere", sier Bino Catasús. 

"Det å jobbe fleksibelt og jobbe for kontinuerlig forbedring, er en filosofi for mange organisasjoner og bedrifter i dag. Men det er en risiko for at man mister det langsiktige perspektivet hvis det er for mye fokus på etappen man befinner seg i for øyeblikket. Vi må hele tiden erkjenne at vi kan trenge nye nøkkeltall for ulike deler av reisen. Sørg for å alltid ha en god kikkert", sier Per Engwall. 

Se en 10 minutters video demo her: