Aksepter at fremtiden er usikker – på tide å tenke nytt rundt budsjettarbeidet?

Budsjettarbeidet for neste år er i gang for mange bedrifter og organisasjoner. Uforutsigbarheten har kanskje aldri vært så høy før. Hvordan vil renter, energipriser og inflasjon utvikle seg? Hvordan påvirker det pris og etterspørsel?

Og kan vi regne med leveranser i tide? Knut Fahlén er forsker og forfatter av flere bøker om dynamisk styring og beslutninger ved usikkerhet og risiko. Han advarer mot risikoen med tradisjonelt budsjettarbeid i usikre tider: 

"I et klassisk budsjettarbeid skal alt presenteres i detalj og inn på riktig konto. Mange bedrifter og organisasjoner forteller meg at budsjettet allerede er litt gammelt 1. januar. Og helt utdatert etter første kvartal. Jeg synes det er sløsing med ressurser", sier Knut Fahlén. 

Knut Fahlén er enig i at vi lever i usikre tider. Men det har vi gjort i over et tiår: 

"Fremtiden er forutsigbart usikker. Det har den vært siden 2009. Etter konkursen i Lehman Brothers smuldret økonomien opp i store deler av verden. Deretter fulgte askeskyen, covid og skipet i Suezkanalen. En rekke hendelser som forstyrret hele logistikksystemer, og som har stor innvirkning på samfunnet. I dag må alle akseptere at fremtiden er usikker", sier han. 

Ulrika Bröjer er kontroller med nærmere 20 års erfaring fra en rekke store selskaper. I dag jobber hun som løsningsekspert hos Hypergene.  

"Det klassiske budsjettet kan være veldig tungrodd. Jeg har vært der selv. Det kan ta flere måneder og fremfor alt innsats som i stedet kunne brukes på den daglige driften. At budsjettet blir utdatert ganske raskt, forsterker bare følelsen av at man ønsker mer effektivitet", sier Ulrika Bröjer. 

"I tider hvor det skjer mye, både med usikre tider og høy endringstakt, må alle være på tå hev. Den som ikke har øret mot bakken, risikerer å bli forbikjørt. Da er det viktig å ha tenkt gjennom både arbeidsmetoder og hvilke forutsetninger man har på plass.

Enten man fortsetter med det tradisjonelle budsjettet eller går over til en mer dynamisk styring, er det mye å hente på å jobbe mer automatisert og ut fra en digitaliseringsstrategi som inkluderer økonomisk planlegging", sier hun. 

For å tilnærme seg et mer smidig tankesett er det nødvendig med endringer. Ulrika Bröjer og Knut Fahlén har noen tips for å kunne omstille seg til et mer fleksibelt syn på budsjettet: 

• Møt behovet for raskere prognoser. Excel har sine begrensninger når det gjelder fleksibilitet. Arbeid med riktige inndata, og bruk gode verktøy for å lage prognoser oftere. Arbeid med rullerende prognoser.
• Arbeid med beste og verste scenario. Presenter det for ledelsen. Basert på hva som er mest sannsynlig, kan alle bli involvert i hvilken beslutning som skal tas. Her kan magefølelse og erfaring settes opp mot rene tall.
• Bruk ekspertene. Involver folk som har øret mot bakken. Samarbeid og inviter medarbeidere som befinner seg ute i virksomheten. Det blir en iterativ måte å jobbe på, å få informasjonen opp på beslutningsnivåene. Det bidrar til å oppdage trender tidlig.
• Lag automatikk. Hvis organisasjonen har automatisert, rollebasert og fleksibel informasjon, blir budsjettarbeidet mer dynamisk. Dette gjør det enklere for de involverte medarbeiderne. De kan bruke tid på andre ting, for eksempel analyser og relevante undersøkelser. Dette fører til et bedre bilde av sammenhengen i stedet for måneder med detaljert budsjettarbeid. Visualiser trendlinjer og gjør informasjonen forståelig.
• Se forbi årsskiftet. Det er risikabelt å låse seg på en dato og ikke kunne se utover det. Alle som bruker rullerende prognoser, kan fange opp trender parallelt. De fleste bedrifter og organisasjoner trenger kontinuerlig overholdelse av rytmene og hva som skjer i verden. Gjør en tildeling på høyt nivå og kutt ned på detaljarbeidet.
• Forenklet budsjettarbeid = bedre ledelse. Måneder med detaljstyrte Excel-ark betyr at ledere får så mye informasjon å ta hensyn til, at de ikke engang har tid til å se medarbeiderne sine. Ledere risikerer å mislykkes med lederskapet sitt. Et budsjett der mål og mening henger sammen, gir ledere mer tid og får medarbeiderne til å føle seg mer involvert i beslutningene som tas. 
• Gå bort fra forhandlingsspillet som et budsjett kan innebære. Salgsmål som er satt for lavt, eller ekstra buffere som beskytter mot utgifter, er ineffektivt, stivt og mangler forankring i virkeligheten.
• Lær av nye teknologiselskaper. De jobber vanligvis med færre ressurser, mer smidig. De er utsatt for tøffere konkurranse og har større forståelse for plutselige endringer og svingninger. 

Med automatisering, riktige verktøy og smarte systemer kan budsjettering, prognoser og oppfølging gå raskere, være smidigere og mer effektivt. Med kvalitetssikret informasjon kan du få bedre nøyaktighet i prognosen enn tidligere.  

"Det er tid som frigjøres til andre ting enn klipping, liming og klargjøring av skjemaer. Hvis du har satt grunnlaget, modellen og en måte å jobbe på, kan du tilpasse deg etter hvert som virkeligheten endres. Du justerer rett og slett når du trenger det", sier Ulrika Bröjer. 

Se en 10 minutters video demo her: