Kvalitetsledelse og kvalitetsledelsessystem

Systematikken i kvalitetsarbeidet er kjernen i kvalitetsledelsen. Jobbe kontinuerlig og strukturert med å heve kvaliteten i det du gjør. Det er en prosess, og ikke et prosjekt som er tidsavgrenset.

Kvalitetsledelsessystemet er et verktøy og en mal du bruker for å kunne heve kvaliteten i hele organisasjonen gjennom kvalitetsledelsesarbeidet ditt.

Systemet handler blant annet om å kunne digitalisere prosesser, skape former for å fremme læring, kontinuerlig risikoanalyse, utvikle modeller for egenkontroll, oppfølging, produksjon av analysegrunnlag og å støtte internkontrollarbeidet. Alt med formål om å kunne lede, planlegge, kontrollere, følge opp, vurdere og forbedre virksomheten på en bedre måte.

Internasjonalt snakker man om "Plan", "Do", "Check" og "Act" og Total Quality Management (TQM). Det er basert på statistikeren og kvalitetsledelsens far W. Edwards Demings teorier. Deming var behjelpelig i Japan i etterkrigstiden, der bevisstheten rundt statistikk og kvalitetsledelse økte i industrien og blant ingeniører med hjelp av Deming og "Deming’s cycle".

Se "Deming’s cycle" og systematisk kvalitetsarbeid som et hjul (f.eks. årshjul) eller en "feedback loop", der målet er kontinuerlig forbedring.

HJØRNESTEINENE I LEDELSESSYSTEMET

Kvalitet i prosessen: Definer de prosessene som kreves for at virksomhetens mål skal kunne oppnås. Forbedre og se over prosessene, både fordi det kommer inn nye mennesker i organisasjonen og fordi kravene fra omverdenen og virksomheten er endret. Ha full kontroll over nøkkelprosesser, prioriteringer, forankring og etter- og videreutdanningsnivå.

Kvalitet i lederskapet: Sørg for at ledelsen har kontroll over ressurser, mål og styringen av virksomheten. Gjennom det systematiske kvalitetsledelsesarbeidet får ledelsen enda bedre oversikt over alle aktivitetene virksomheten utfører og kan da sørge for at disse peker i riktig retning.

Husk at ledere viser veien til og inn i nye prosesser. De er kulturbærere innen kvalitet og kvalitetsarbeidet. Medarbeiderne skal føle seg trygge når de skal rapportere når noe går galt og kjenne seg sikre nok til å foreslå forbedringer.

Kvalitet i kulturen: Høyere produktkvalitet følger ofte i virksomheter med tydelig utpekt kvalitetsansvar og kvalitetssikrede prosesser. Kvalitet bør være en del av bedriftskulturen. Omvendt kan et systematisk forbedringsarbeid gjøre det enklere å løfte frem forbedringsforslag og nå mål, noe som deretter påvirker bedriftskulturen positivt.

Kvalitet i kommunikasjonen: Kommunikasjon er viktig, men det kan også være vanskelig. Når det gjelder kvalitetsledelse, kan for eksempel kommunikasjon oppleves som at du støtter medarbeidernes arbeidsdag eller innebære budskap som har som formål å forandre deres arbeidsmåter og prosesser.

Dale Carnegie sa en gang at "90 prosent av ledelsens problemer er forårsaket av misforståelser". Det er ofte derfor til stor hjelp å visualisere kvalitetsledelse for å nå ut.

Vis resultat ved å sammenligne med tidligere år, etter et år med kvalitetsarbeid og forklar at dokumentasjonen av kvalitetsarbeidet i seg selv er en gevinst, for eksempel i form av en situasjonsanalyse og informasjonshåndtering.

KVALITETSLEDELSESSYSTEM OG ISO

Malene i det systematiske kvalitetsarbeidet kan handle om ISO-standarder eller arbeidsmåter, og kan ses på som prosessrammeverk. Disse kalles ofte "kvalitetsledelsessystemer". Det finnes en tydelig kobling til standarden ISO 9001, som av mange anses som synonymt med systematisk kvalitetsarbeid.

ISO er en standard og en sertifisering utviklet av International Organization for Standardization og er et kvalitetsstempel på kvalitetsarbeidet ditt. Det finnes andre måter å vise at virksomheten din arbeider med kvalitet på, men ISO-sertifikat er både vanlig og anerkjent verden over.

De som skaffer seg en ISO-sertifisering er ofte interessert i å vise at de arbeider med kvalitet på en kompetent måte overfor kunder og andre interessenter.

Begrepet kvalitetsledelsessystem misforstås ofte som programvare for kvalitetsledelse. Men uansett betydning er det store gevinster å hente med tanke på både prosessrammeverk og systemstøtte.

En systemstøtte for kvalitetsledelse hjelper deg med:

• Tydelige strukturer
• Digitaliserte prosesser
• Kontinuerlig risikoanalyse
• Former for å fremme en lærende organisasjon
• Modeller for egenkontroller
• Støtte i produksjon av analysegrunnlag
• Støtte i dokumentasjon

Hvis du velger å lage ditt eget kvalitetsledelsessystem, er det en god idé å ta utgangspunkt i den malen som passer dere best. Det er enklere å ha et rammeverk å gå ut fra, som du senere kan bygge om og tilpasse.

Med Hypergenes programvare får du helt nye muligheter i det strategiske arbeidet ditt. Systemet gir deg grunnlag for beslutninger ved å samle inn og presentere data fra virksomheten for sjefer og andre beslutningstakere.

Oppdag hvordan Hypergene kan hjelpe organisasjonen deres med å effektivisere budsjett- og prognoseprosessen, følge opp virksomheten med avanserte analyse- og rapporteringsmuligheter samt arbeide med målstyring på en måte som bryter ned overgripende planer til mål, nøkkeltall og aktiviteter i hele organisasjonen!

Se en 10 minutters video demo her: