Virksomhetsplanlegging og hva et verktøy kan gjøre

Formålet med virksomhetsplanlegging er å følge opp koblingen mellom den langsiktige strategiske planleggingen og den faktiske gjennomføringen. Dette skjer i stor grad ved å styre mot og nå mål. Derfor er ofte virksomhetsplanlegging nært beslektet med målstyring.

Virksomhetsplanen er ment å veilede din virksomhet mot målene og beskriver visjon, hvem dere er og hvordan dere skal gå frem når dere når målene deres. Oftest er virksomhetsplanen avgrenset til ett år og utvikles av ledelsen eller ansvarlige for den delen av virksomheten som er berørt.

Virksomhetsplanlegging påvirker også operasjonell gjennomføring i siste ledd. Alt knyttes sammen gjennom oppfølging av virksomhetsdata, målene og/eller nøkkeltall (KPI-er). Dette analyseres og følges forhåpentligvis opp med målrettede forbedringstiltak.

Virksomhetsplanen brytes ned i mål, delmål og handlingsplaner ute i virksomheten i ulike tidsperioder og gjennom målstyringsprinsipper. Ofte er et planleggingsverktøy til stor hjelp. Tenk på å ikke ha for mange mål. Å sette et mindre antall mål, øker fokus. Disse kan så brytes ned i delmål, som ligger nærmere den praktiske gjennomføringen.

Virksomhetsplanleggingsprosessen kan og bør kobles sammen med budsjettarbeidet og gjerne også finansiell scenarioplanlegging, for å kunne planlegge for det du kan se i dag, det uventede og for å støtte fremtidige virksomhetsplaner.

Underbygg gjerne regelmessige nåtidsanalyser og risikoanalyser med data, bruk gjerne SMART-mål, involver medarbeiderne i utviklingen av planen og kommuniser tydelig ved hjelp av årshjul og systemstøtte. Selv om det høres komplisert ut, er det svært viktig å sette en plan basert på data og å arbeide aktivt med planens utforming og gjennomføring.

Hvordan hjelper Hypergene kommuner og myndigheter med virksomhetsstyring?

• I Hypergene kan din styringsmodell, med visjon og langsiktige mål, formuleres og kommuniseres. Dette gir bedre forankring og spredning av virksomhetens mål og oppdrag.
• De ulike forvaltningene og enhetene oppretter detaljerte planer og handlingsprogram som er på linje med og kobles til de strategiske målene med en tydelig rød tråd, basert på organisasjonens langsiktige plan.
• Via det virksomhetsnære og tilpassede budsjett- og prognoseverktøyet får man svært god økonomisk kontroll. Integrasjoner med økonomi- og personalsystemer forenkler hele prosessen og tilgjengeliggjør detaljerte utfall for deg og sjefer ute i virksomheten.
• Integrasjoner med virksomhetssystemer gir løpende rapporter om aktuell situasjon og den operasjonelle gjennomføringen, hvilket både innebærer en viktig daglig støtte og et felles helhetssyn.
• Tilgang til virksomhetens nøkkeltall, periodisk rapportering og muligheten til å styre mot definerte mål, gjør Hypergene til en effektiv støtte i kvalitetsarbeidet, uansett virksomhetsområde.
• Enheter kan kommentere sine oppnådde resultater, og informasjonen kan settes sammen til ferdige rapporter som månedsrapporter, nøkkeltallsrapporter og kvalitetsrapporter for å informere internt og eksternt.
• Basert på aktuelle virksomhetsdata, kommenterte utfall og resultat kan måloppnåelsen analyseres. De ferdige rapportene gir stor mulighet til å finne underliggende årsaker og å utvikle og ta beslutninger om tiltak.

Hypergenes programvare gir deg grunnlag for beslutninger ved å samle inn og presentere data fra virksomheten for ledelsen, sjefer og for deg som trenger å ha kontroll over virksomhetsstyringen. Hypergene hjelper deg med å ta beslutninger, styre mot mål og nå et høyere nivå av prestasjon og effektivitet.

Se en 10 minutters video demo her: