Eskilstuna kommune har en styringsmodell som tydelig binder sammen dens visjon med dens ansatte
Kommunen har utviklet en styringsmodell som beskytter og utvikler dens driftsaktiviteter. Modellen støtter også forbedringene den trenger slik at de fireårige, strategiske målsetningene som byrådet har kommet med, kan bli nådd. Styringsmodellen knytter også kommunens 8 500 ansatte sammen med dens visjon.
Integrering av målstyring, HR og finanser på ett sted er virkelig verdifullt for oss.Tommy Malm, finansdirektør, Eskilstuna kommune
Utfordring
Eskilstuna kommune har alltid verdsatt innovasjon og modige løsninger, og har gjort det helt siden 1700-tallet, da den lagde et fristed for små bedrifter for å raffinere jern, stål og metaller. Og visjonen om dette stolte fristedet lever videre. Kommunen støtter entreprenørånd, og jobber også hardt for å oppnå bærekraftig utvikling, både sosialt, økonomisk og miljømessig. Eskilstuna har også en økende befolkning.
Med en befolkning på 100 000 er kommunen en av Sveriges 15 største. For å tilfredsstille innbyggernes krav om fremgang og en effektiv anvendelse av ressursene, trenger byen å gå i samlet retning og å ha en koordinert drift.
“Våre ansatte er vår primærressurs. For å lykkes i å oppnå våre mål, trenger vi en prosess som anvender deres kunnskap, ideer og pågangsmot,” kommenterte Tommy Malm, finansdirektør.
Eskilstuna kommune. Med planer for sin visjon, embetsperiode og år har Eskilstuna lagt ut på en reise. En av de viktigste komponentene for pågående kontroll av politikere og kommunens ansatte er “poengnoteringen,” som også brukes for å koordinere alle prosesser i driften, og til å holde kursen med den pågående planleggingen og overvåkningen. Den gir klare indikatorer på hvor langt kommunen har kommet på sin reise, og hvor bra den gjør det.
Styringsmodellen holder driften av kommunens åtte administrative utvalg og fem bedrifter sammen.
Sammendrag:
- Å skjære ned på antall systemadministratorer som trengs for å kontrollere driften.
Løsning
“Det er viktig for oss at informasjon som er fanget opp og samlet i poengnoteringer, gjøres tilgjengelig til våre politikere og ledere som er i fremste rekke, raskt. Følgelig har et viktig steg i det å forbedre vår kontroll vært å anskaffe et system som støtter vår styringsmodell.”
For å forbedre sin planlegging og overvåkning valgte Eskilstuna kommune Hypergenes produkt, som det nå implementerer i faser. Den første fasen var å forbedre enhetslederes støtte for HR, finans, budsjettering og prognosering, så vel som poengnoteringer.
De største delen av driften, hvor det også var mange ledere, ble prioritert, og følgelig var den første operasjonen innen Utdanning, for å skaffe seg en helhetlig støtte for prosessene med prestasjonsrapporter. Andre operasjoner vil følge. Et annet mål er at løsningen skal hjelpe til med å lage strategiske planer og sette opp strategiske mål.
“Når vi har all informasjon i én enkelt løsning, er det enkelt å spore ting: Det å se vår visjon omformet til handling, hva våre enheter og folk gjør, og resultatene som vi oppnår.”
Sammendrag:
Resultat
For tiden bruker rundt 1000 personer løsningen for å planlegge og følge opp driften.
“Dette har gjort det mulig for våre kommunale politikere og enhetsledere til å spore hvordan driftsaktiviteter forløper.”
Løsningen tilbyr også vital støtte til andre ansatte, som er navet i den kommunale driften.
“Poengnoteringene, og det faktum at enhetsledere nå kan skaffe seg den nødvendige informasjonen raskt, enkelt og forståelig, hjelper til med å lage en dialog for våre månedlige møter på arbeidsplassen om resultatene som driften fører til. Vi signerer en avtale med hver ansatt én gang i året, som formulerer og klargjør alles bidrag til våre samlede visjon og oppfyllelsen av hver enhets mål. Dette er avgjørende for suksess i det korte og lange løp,” konkluderer Tommy Malm.
Sammendrag:
- Rundt 1000 ansatte bruker ett enkelt system for å planlegge og følge opp driften, HR og finans.
