Økt treffsikkerhet i budsjettet og mer struktur på risikoarbeidet når Lunds universitet velger Hypergene

Utfordring

Lunds universitet regnes som et av Europas ledende læresteder med utdanning og forskning innen teknikk, naturvitenskap, juss, samfunnsvitenskap, økonomi, medisin, humaniora, teologi, kunst, musikk og teater. Virksomheten omfatter 40 000 studenter og over 7 400 ansatte, der den største delen av virksomheten rent omsetningsmessig kommer fra forskningsområdet.

Organisasjonen er inndelt i åtte fakulteter med et stort antall underliggende institusjoner og avdelinger. For administrasjon og service finnes det en felles forvaltning, samtidig som det ute på de ulike enhetene finnes et par hundre økonomer som deltar i det økonomiske arbeidet.

De utfordringene Lunds universitet stod overfor, kan man kjenne igjen hos andre høyskoler og universiteter. Fremfor alt var det et behov for å forbedre budsjettprosessen slik at den ble enhetlig og effektiv og slik at det ble en økt kvalitet i budsjett og prognoser.

Tidligere brukte man mest Excel til budsjettarbeidet i en arbeidsprosess som ikke var transparent og som var arbeidsintensiv. Etter hvert trengte også universitetet et enhetlig verktøy for risikoanalyse for å gi bedre oversikt og oppfølging av risikoarbeidet, og for å støtte og systematisere analyse og dokumentasjon. 

Sammendrag:

• Behov for en budsjett- og prognoseprosess for å heve kvaliteten i budsjett og prognoser.
• Få kontroll over risikoarbeidet for å kunne arbeide mer proaktivt.
  
  

Løsning

Utover behovet for en bedre støtte for budsjett og prognose, var det også ønsker om muligheter for analyse. For å finne og vurdere passende leverandører, var CGI til hjelp for Lunds universitet.

"Vi fikk hjelp til å sortere markedet og svar på hvilke systemløsninger som oppfylte kravene våre. Tre ulike løsninger ble presentert, hvorav en falt bort tidlig i prosessen." Til slutt valgte man Hypergene.

I dag har løsningen over 300 brukere, de fleste i form av økonomer ute på de ulike enhetene.

Noen år etter innføringen av årsbudsjettering i Hypergene, løste man også støtte til flerårig budsjettering av prosjekter.

For risikoarbeidet landet valget på Hypergene. Helt konkret har man i risikoarbeidet definert et antall risikoer som skal vurderes, settes tiltak på samt følges opp (såkalte objekt). Risikoene vurderes ut ifra sannsynlighet og konsekvens i en skala fra 1-5.

I 2018 har den nye funksjonaliteten Virksomhetsrapportering blitt implementert.

 "Virksomhetsrapportering er et veldig spennende produkt og ligger helt på linje med den automatiseringen og kvalitetshevingen i rapporteringsarbeidet som universitetet etterstreber."

Sammendrag:

• Hypergenes løsninger for budsjett og prognose, analyse og oppfølging samt risikoanalyse og virksomhetsrapportering.
  
  

Resultat

For budsjett og prognosearbeidet har innføringen av Hypergene ført til at hele organisasjonen arbeider i en felles prosess med de samme definisjonene på ulike begrep.

"At vi har fått en standardisert prosess, forenkler samtalen oss imellom. I dag kan ulike data bedre sammenlignes med hverandre og følges opp, sier Helena Jönsson, økonom og systemforvalter ved LU."

Universitetet har også fått den kvalitetshevingen og automatiseringen som man har etterstrebet.

Gjennom funksjonaliteten for prosjektene kan økonomene også gi prosjektledere støtte i kalkylearbeidet i forkant av bidragssøknader, samt legge inn deres flerårsbudsjetter i Hypergene når midler er blitt bevilget.

For risikoarbeidet har Hypergenes system medført forbedret oversikt og kontroll. Eksempel på risikoer og utfordringer som er unike for en høyskole eller universitet kan eksempelvis være hvordan avhengigheten av ekstern finansiering påvirker virksomheten eller hvordan søketrykket fra studentene påvirker utdanningstilbudet. En del av risikoene lever i mange år, mens det for andre risikoer er lettere å treffe tiltak slik at de kan elimineres.

Med Hypergene kan man både analysere ut ifra et risikoperspektiv, det vil si, hvordan ser "risiko X" ut for alle fakulteter, og ut ifra et organisasjonsperspektiv der risikosituasjonen for et enkelt fakultet fremgår. Resultatet kan presenteres både i form av tabeller og i diagram, eller som en risikomatrise som gir god oversikt.

Og jo lenger man jobber med risikoarbeidet og jo flere år man har til å sammenligne med, desto mer interessant blir det å følge trender og tiltak for risikoer som løper over mange år.

"Med Hypergene har vi en helt annen kontroll og oversikt over risikoene våre, og vi føler oss trygge på at vi kan arbeide proaktivt og minimere de risikoene og utfordringene vi står overfor, sier Elisabeth Pupp, som arbeider med risikoprosessen på Lunds universitet.

"Virksomhetsrapportering har gitt oss gode forutsetninger for kvalitetsheving i de ulike rapporteringene våre. Istedenfor å bruke tid på å hente ut tall med utgangspunkt i separate anvisninger, kan de som skal gjøre rapportering fokusere på selve analysen. Vi ser frem til all utvikling som gjøres i den modulen og at vi kan bruke den i enda flere rapporteringsprosesser som i dag er manuelle," sier Helena Jönsson.

Sammendrag:

• En mer oversiktlig budsjettprosess, økt samarbeid mellom økonomer samt sikrere prognoser.
• Et strukturert arbeid med risikoanalyser med mulighet for oppfølging og analyse.