Med Hypergene får OsloMet et omfattende hjelpeverktøy til sin virksomhetsstyring

Utfordring

Med over 20 000 studenter, mer enn 2 000 ansatte, fire forskningssentre, like mange fakulteter og over 90 utdannelsesprogram, fra bachelorgrader til seks doktorgradsutdanninger, er OsloMet i dag Norges tredje største universitet. Selv om universitetet har historiske røtter, legger de stor vekt på å ligge i framkant når det kommer til virksomhetsstyring og digitalisering. De begynte derfor i 2017 å sondere terrenget etter en systemløsning som kunne hjelpe dem å ta det neste steget.

OsloMet hadde en tydelig idé om hvordan de vil at virksomhetsstyringen skal fungere. Samtidig satt de fast i Excel og Word, noe som førte til lav transparens og pålitelighet, samt mye administrasjon og manuelle rutiner. I stedet ville det har sjefene skulle få korrekt informasjon for å kunne fatte riktige beslutninger. Strategiske mål skulle dessuten kunne brytes ned, slik at en tydelig ansvarsfordeling muliggjøres.

Akkurat hvordan dette skulle omsettes i en systemløsning, visste man ikke, men det var uansett klart at de behøvde en ny teknisk støtte til styringsprosessene sine. Systemet skulle kunne levere de 20 viktigste nøkkeltallene, som hentes fra en mengde ulike datakilder. Det skulle også ha en prosesstøtte for målstyring, langtidsplaner og handlingsplaner, støtte for budsjett, porteføljestyring samt risikostyring.

"Vi kan ikke tenke oss å gå tilbake til hvordan vi hadde det tidligere, med alle Excel-filene og Word-dokumentene som ble sendt rundt", sier Inga-Marita Ottosson, seniorrådgiver på OsloMet om innføringen av Hypergene.

Sammendrag:

• Mye manuell administrasjon, dårlig oversikt og for lav datakvalitet.
  
  

Løsning

Systemløsningen fra Hypergene er heldekkende og har støtte for målstyring, budsjett og prognostisering, oppfølging og analyse, virksomhetsrapportering og risikostyring. Løsningen bruker integrasjoner med flere systemer, deriblant økonomisystemet UBW, HR-systemet SAP, det nasjonale forskningsinformasjonssystemet (der de henter data fra publikasjoner), samt studentsystemet.

All data lagres i Hypergenes eget datalager. Deretter sørger arbeidsflytmotoren, systemets hjerte, for å sortere og dele ut rettigheter, og styrer hvilke data som sendes hvor og hvem som har rett til å se hvilke opplysninger. 

I løsningen finnes til og med støtte for å jobbe med målstyring, handlingsplaner, årshjul med driftsopplysninger samt risikostyring. OsloMet skal dessuten bruke Hypergene for tertialrapporter, årsrapporter og kvalitetskontroll, men også for langtidsbudsjett, årsbudsjett, prognostisering samt porteføljestyring.

Blant brukerne av systemet er sjefer og annet administrativt personale. Dessuten har hver enhet en egen superbruker. Responsen fra brukerne har vært veldig positiv og på kommentarene merker man at Hypergene oppleves som intuitivt og brukervennlig, det vil si at det er lett å lære seg, lett å finne riktig informasjon og tidsbesparende, siden systemets responstid er så kort. Ifølge Inga-Marita Ottosson etterspør brukerne hele tiden mer informasjon, fordi de ser hvilket potensial systemet har.

Sammendrag:

• Hypergene for målstyring, budet og prognose, oppfølging og analyse, virksomhetsrapportering samt risikostyring.
  
  

Resultat

Nå har vi samlet relevant informasjon på et og samme sted, hvilket er helt i tråd med hvordan vi vil arbeide, og vi øker hele tiden mengden informasjon som blir tilgjengelig i styringsportalen. Hypergene har virkelig stor betydning for sjefene i vår organisasjon og er en kjempestor hjelp i vårt arbeid for å nå de målene vi har med virksomhetsstyring, sier Inga-Marita Ottosson.

En funksjon som hun nevner spesifikt er muligheten til å bryte ned og utlede nøkkeltall i resultatregningen, dvs. systemets drill-down-funksjon. Denne funksjonen gjør at man kan analysere alle nøkkeltall, kontoer eller utgiftsposter og utlede hvor en kostnad eller et siffer kommer ifra.

Det kan være budsjettenhet, klassifiseringsnivå, prosjektnivå eller klassifiseringsnivå. Om det er en faktura man titter på, kan man enkelt bore seg ned til både tilbudet og fakturaen. Med en enkel menylinje guider systemet også brukeren, slik at man hele tiden vet hvor man befinner seg og hva det er man ser på.

Siden Hypergene gjør det mulig å ta frem og sammenligne nesten hvilken som helst informasjon, har OsloMet selv bygd en rapport som kategoriserer og viser antallet ansatte på de respektive fakultetene – en rapport som hjelper dem ha styr på fordelingen av personalkategoriene. Et annet eksempel er oppfølging av utvekslingsstudenter. I løpet av 2019 kommer OsloMet til å arbeide med det de kaller strategi 2024 i Hypergene: et arbeid der de strategiske planene brytes ned i hovedmål, delmål og aktiviteter med ansvarlige på hvert nivå eller for hver oppgave.

"Hypergene er virkelig en innholdsrik løsning og kommer til å dekke en stor del av våre behov for virksomhetsstyring", avslutter Inga-Marita Ottosson.

Sammendrag:

• Omfattende støtte til virksomhetsstyring, bedre oversikt, pålitelige data, mindre manuelt arbeid, mulighet for å hente frem en helt ny type statistikk.