Skogsstyrelsen effektiviserer virksomheten gjennom digitalisering
Fra tunge og formelstyrte Excel-ark til et samlet systemstøtte for budsjett, prognose og oppfølging som sikrer kvaliteten i virksomheten. Dette oppsummerer Skogsstyrelsens reise med Hypergene så langt – og dette er bare begynnelsen.
Kort oppsummert:
- Skogsstyrelsen er en stor og geografisk spredt myndighet som tidligere prøvde å håndtere budsjett og prognoser med store Excel-ark og et lappeteppe av løsninger.
- Organisasjonen trengte en ny måte å løse disse utfordringene på, helst i en samlet plattform med mulighet for utvidelser.
- Hypergene ble løsningen, og både medarbeidere, økonomiavdelingen og ledelsen har allerede sett fordelene med det nye systemet. Nå pågår arbeidet med å videreutvikle plattformen for også å inkludere virksomhetsplanlegging.
Forvaltning av skogen – over hele landet
Skog til nytte for alle – det er visjonen for Skogsstyrelsen. Det er en myndighet under Landsbygds- och infrastrukturdepartementet, med oppgaven å sørge for at skogen forvaltes slik at vi kan nå de skogpolitiske målene som Riksdagen har vedtatt.
Skogsstyrelsen har mellom 800 og 900 ansatte, spredt over rundt 80 kontorer i hele landet. Myndigheten finansieres både gjennom bevilgninger fra regjeringen og avgifter for tjenester. Budsjett og regnskap er basert på en prosess der felles kostnader (som administrasjon) og lokale kostnader (knyttet til individuelle kontorer) fordeles over planlagte og rapporterte arbeidsdager. Ansatte fører timeregnskap per time, og tanken er at myndigheten skal kunne følge opp nøyaktig hvor mye tid som brukes på ulike prosjekter.
For å dekke alle behov trengs et system som både er kraftig og fleksibelt. Men den finansielle organisasjonen begynte å kjenne at lappeteppet av løsninger de jobbet med ikke lenger fungerte.
"Vi har opp gjennom årene jobbet i veldig mange forskjellige systemer… Excel i stor grad," sier Lars-Erik Tärnåsen, nasjonal controller i Skogsstyrelsen.
En intern forstudie med en nåsituasjonsanalyse i 2021 og 2022 bekreftet følelsen deres. Organisasjonen var blitt altfor begrenset, særlig av Excel. Store ark med kompliserte formler og lenker gjorde det vanskelig å sikre kvaliteten på arbeidet. Å innføre nye rapporteringssystemer tok altfor lang tid. I tillegg krevde Excel-arkene manuell håndtering som bare en håndfull "eksperter" kunne håndtere. For alle andre var bare synet av tabellene overveldende.
En ny måte å jobbe på
Skogsstyrelsen trengte et samlet systemstøtte, med alt i én plattform, for å håndtere primært budsjett, prognose og økonomisk oppfølging på en mer effektiv måte. Ytterligere funksjoner som virksomhetsstyring, ressursplanlegging, prosjekt- og porteføljestyring, risikostyring og miljøledelse var også aktuelle.
For å finne dette systemet ble det først gjennomført en planleggingsfase høsten 2022. En ekstern prosjektleder ble hentet inn og viste seg å være en viktig ressurs i arbeidet. De gikk gjennom risikoer, begreper, informasjonssikkerhet, endringsledelse og tilgjengelighetstilpasning.
Deretter gikk myndigheten inn i en anskaffelsesprosess i mars 2023. Valget falt på Hypergenes skybaserte systemstøtte takket være dets bredde og tilpasningsdyktighet, spesielt siden myndigheten hadde langsiktige planer om å implementere mer enn bare budsjett.
Arbeidet med installasjon og tilpasning av budsjettmodulen startet sommeren 2023. På høsten begynte implementeringen og akseptansetesting. Siden da har arbeidet fortsatt og utvikles steg for steg etter planen.
Organisasjonen har allerede sett flere forbedringer takket være det nye systemet. Blant annet har personavhengigheten blitt redusert ettersom hele forvaltningsgruppen lærer hvordan Hypergene fungerer. De har også sett tydelige tidsbesparelser takket være automatisert innlasting fra økonomi- og personalsystemet.
"Det er lettere å få oversikt over lagt budsjett, det er mulig å gjøre tilpasninger for ulike behov i virksomheten, og det skaper fleksibilitet," sier Lars-Erik Tärnåsen.
De har også bygget inn kvalitetssikring, der rapporter kontinuerlig testes for logiske feil. Ledelsen ser stadig flere fordeler med å ha all data og alle verktøy samlet og lett tilgjengelig på ett sted.
Neste steg på reisen
I andre halvdel av 2024 har arbeidet med å utvikle og implementere modulen for virksomhetsplanlegging og virksomhetsstyring pågått. Organisasjonen får da en direkte fordel takket være koblingen til budsjett- og prognosemodulen, noe som gir klare tidsbesparelser.
I 2025 er det tid for neste steg. Våren starter forstudier for prosjekt- og porteføljestyring samt ressursplanlegging.
