Med Hypergene får Viking Line et bedre beslutningsgrunnlag for innkjøp, planlegging og oppfølging

Hypergenes system oppfyller alle forventninger.

Mats Engblom, økonomidirektør Viking Line

Utfordring

Da rederiet Viking Line skulle gå over fra tradisjonelt budsjettarbeid til et løpende 12-måneders prognosearbeid med driverbasert tilnærming, oppdaget de at det eksisterende systemet for beslutningsstøtte ikke strakk til.

At budsjettarbeid er driverbasert, innebærer at man tar utgangspunkt i det som driver, eller det som forandrer, budsjettet, noe som i Viking Lines eksempel betyr at budsjettet revideres løpende med automatikk, avhengig av for eksempel antallet passasjerer.

I og med denne overgangen samt at systemet for beslutningsstøtte de hadde fra før, ikke levde opp til organisasjonens krav til brukervennlighet, bestemte de seg for å investere i et nytt system.

Sammendrag:

• Overgang fra tradisjonelt budsjettarbeid til 12-måneders løpende og driverbasert tilnærming til prognosearbeid.  Behov for et brukervennlig verktøy.
  
  

Løsning

"Vi gjennomførte et grundig anbud med en rekke systemleverandører. Til slutt valgte vi Hypergene, noe det var flere grunner til, blant annet grensesnittet mot brukerne. Fleksibiliteten i programmet var også til fordel for Hypergene," sier Mats Engblom, finansdirektør på Viking Line.

Foruten Budsjett og prognose valgte Viking Line også å implementere Oppfølging og analyse, med mulighet for målstyring på en måte som bryter ned overgripende planer til mål, nøkkeltall og aktiviteter i hele organisasjonen.

Sammendrag:

• Budsjett og prognose, Oppfølging og analyse med mulighet for Målstyring.
  
  

Resultat

Med Hypergene kan Viking Line blant annet følge opp alle viktige parametere om bord som er knyttet til salg, mat og fornøyelser. Systemet viser for eksempel daglig hvordan salget er innenfor en bestemt varekategori for et bestemt fartøy, hvilke kundekategorier som var om bord på det aktuelle tidspunktet, og hvor fornøyde de var.

Dette brukes både til oppfølging og planlegging for fremtiden. Viking Lines løsning inneholder også viktige sjekklister som brukes som en støtte for medarbeiderne, samt et rapporteringssystem for distribusjon ut i organisasjonen. Ifølge Mats Engblom lever Hypergenes system opp til forventningene, og de er fornøyde med løsningen.

Vi har fått et fleksibelt og brukervennlig system som på en god måte støtter overgangen til 12-måneders løpende prognoser," sier Mats Engblom.

Og til andre bedrifter som planlegger å investere i et nytt system for beslutningsstøtte, har han følgende anbefaling: "Tenk grundig over hvorfor du skal investere i beslutningsstøtte, og tenk også nøye gjennom hvilke prosesser et system for beslutningsstøtte er ment for – skal det erstatte noe, eller er det noe nytt?"

Hvert år velger 6,5 millioner mennesker å reise med Viking Lines ferjer over Østersjøen. Rederiet tilbyr passasjertrafikk, feriereiser og varetransport med fartøyene Gabriella, Mariella, Amorella, Rosella, Viking Cinderella, Viking XPRS og det nye flaggskipet Viking Grace. Selskapet har ca. 2800 ansatte.

Sammendrag:

• Et fleksibelt og brukervennlig system som gir bedre oversikt og enklere prosesser.