7 punkter for et effektivt budsjett- og prognosearbeid
Interessen for å tenke nytt rundt former for budsjettstyring vokser. Det etterspørres ledelsesprosesser som på en bedre måte følger virksomhetens rytme og som muliggjør korrekt og rask reaksjon på nye økonomiske forutsetninger. Mange stiller spørsmål ved budsjettet som styringsmiddel, da det ikke sjelden kombinerer et historisk bakspeil med mindre sannsynlige budsjettmål, skaper innlåsingseffekter og fokus på internpolitikk. Noen mener dessuten at det ikke gir en tilstrekkelig støtte for å på riktig måte evaluere organisasjonens prestasjoner og for å fatte gode beslutninger for fremtiden.
Til tross for den kritikken som finnes, er budsjett en viktig del av organisasjoners økonomistyring. Den allmenne betydningen av budsjett omfatter i hovedsak en beregning og prognose over fremtidige økonomiske hendelser, og gjennom det «planlagte» økonomiske resultatet kan man få større kontroll over hvis, hvordan og når man skal ansatte personal eller gjennomføre større innkjøp m.m.
Budsjettprosessen tvinger virksomhetens sjefer til å overveie om og hvordan de grunnleggende økonomiske forutsetningene kommer til å forandres og hvilke tiltak som bør gjennomføres på kort og lang sikt. I en perfekt verden bidrar det til at ansvarlige sjefer kan håndtere og motvirke fremtidige problemer.
Prosessen skal dessuten sørge for at samvirkende avdelingers virksomheter koordineres og kommuniseres på et tidlig tidspunkt. Budsjettet skal sikre ressurser, oppmuntre streben etter å oppfylle økonomiske målsettinger og gi grunnlag for evaluering av sjefer og virksomhet. Dessuten skal den synliggjøre virksomhetens utstrekning, fremgang eller problemer.
Samtidig opplever et stort antall controllere og økonomisjefer at budsjett- og prognoseprosessene tar for mye tid som i stedet kunne blitt brukt til mer fremoverrettet arbeid. Her er det store gevinster å hente, bare ved å arbeide på en ny måte og med riktig verktøy.
Nedenfor gir vi syv punkter for deg som vil effektivisere budsjett- og prognosearbeidet ditt – punkter som sammenfatter områder der det pleier å være store utfordringer og der det er store verdier å hente.
